Hiện nay việc tối ưu hóa quy trình và tập trung vào nhân tố cốt lõi đã trở thành nhiệm vụ hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu này, Business Process Outsourcing (BPO) trở thành một lựa chọn hiệu quả, giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố chiến lược trong khi giao phần còn lại cho những chuyên gia chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về BPO là gì? Để biết được tại sao nó có vai trò không thể thiếu trong bối cảnh kinh doanh ngày nay.
Mục lục cho bài viết
BPO là gì?
BPO, viết tắt của hoạt động thuê ngoài quy trình kinh doanh (Business Process Outsourcing). Đã và đang trở thành một xu hướng quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Nó có thể được giải thích một cách đơn giản như việc bạn cần một nhiệm vụ hoặc quy trình kinh doanh cụ thể để hoạt động hiệu quả, và thay vì tự mình thực hiện, bạn thuê một công ty chuyên nghiệp khác thực hiện cho bạn.
Tại sao lại có sự chuyển giao này? Lý do rất đơn giản: sự chuyên biệt và hiệu quả. Khi một doanh nghiệp quyết định thuê ngoài, điều đó đồng nghĩa họ tin rằng có một công ty khác với kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu, có thể thực hiện nhiệm vụ kinh doanh cụ thể một cách tốt hơn so với họ tự thực hiện. Điều này giúp họ tập trung vào những yếu tố quan trọng hơn đối với hoạt động cốt lõi của mình.
Có vô số nhiệm vụ và quy trình khác nhau mà doanh nghiệp có thể chọn thuê ngoài. Và đây thực sự phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cụ thể của họ. Có thể là những nhiệm vụ tài chính phức tạp như quản lý các khoản phải trả. Hoặc là sự tương tác trực tiếp với khách hàng thông qua các trung tâm cuộc gọi chất lượng cao. Quản lý tài liệu, nguồn nhân lực (HR), tính toán bảng lương. Thậm chí việc quảng cáo truyền thông xã hội cũng có thể được chuyển giao cho các đối tác BPO.
BPO là làm gì?
Các công ty đã tìm đến sự trợ giúp từ những đối tác uy tín để giải quyết hai lĩnh vực công việc chính: chức năng back-office và chức năng front-office.
Về chức năng back-office, còn được gọi là phần kinh doanh nội bộ. Các nhiệm vụ hỗ trợ đang ngày càng tạo nên sự khác biệt. Từ kế toán chính xác đến việc quản lý dữ liệu phức tạp. Từ dịch vụ công nghệ thông tin đến việc đảm bảo chất lượng và thậm chí xử lý thanh toán.
Với front-office, chính là sự gắn kết tới khách hàng và dịch vụ họ cần. Quy trình dịch vụ quan hệ khách hàng, tiếp thị và bán hàng đều được xử lý chuyên nghiệp. Cách tổ chức tương tác, tạo ấn tượng đầu tiên là điểm quyết định trong việc thu hút khách hàng.
Những quy trình thường được chọn để gia công ngoài cũng đa dạng. Từ việc quản lý bảng lương và kế toán chính xác, quản lý hiệu quả, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng, cho đến quản lý và phát triển công nghệ thông tin tối ưu. Cả quá trình sản xuất, tiếp thị, nghiên cứu, bán hàng, vận chuyển và hậu cần cũng không còn là trở ngại với sự hỗ trợ từ những đối tác BPO.
Và không ít tổ chức đã tận dụng sự chuyên nghiệp của các đối tác BPO để thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược. Khai thác và phân tích dữ liệu. Hai khía cạnh không thể thiếu trong nền kinh tế kỹ thuật số. Đã tạo nên những bước tiến vượt bậc và giúp duy trì lợi thế cạnh tranh rõ rệt.
Các hình thức BPO
Offshore outsourcing, một hình thức quen thuộc trong BPO, định hình bản chất toàn cầu của kinh doanh hiện đại. Trong trường hợp này, việc ký hợp đồng giữa tổ chức và nhà cung cấp dịch vụ diễn ra ở hai quốc gia khác nhau. Những công ty đáng tin cậy từ nước ngoài trở thành đối tác đáng tin cậy. Mang đến sự chuyên nghiệp và hiệu suất mà tổ chức cần.
Còn Onshore outsourcing, hay còn gọi là domestic outsourcing, sự tương tác tại cùng một quốc gia. Tổ chức và nhà cung cấp dịch vụ hoạt động trong cùng một môi trường văn hóa và hợp pháp. Tạo điều kiện cho việc hiểu rõ về nhu cầu cụ thể và làm việc một cách hiệu quả.
Nearshore outsourcing, tạo cầu nối vùng lân cận. Đây là khi tổ chức ký hợp đồng với các đối tác trong các quốc gia láng giềng. Sự gần gũi về địa lý và ngôn ngữ giúp tạo ra sự hiểu biết sâu hơn về ngữ cảnh kinh doanh cục bộ.
Các dịch vụ của BPO là gì?
Dưới đây là những dịch vụ chính mà BPO mang lại để hỗ trợ doanh nghiệp:
Loại hình BPO back office: Tận dụng sự phối hợp thông minh của các phần tử. Loại hình dịch vụ này tập trung vào các nhiệm vụ nội bộ. Nó bao gồm tài chính và kế toán, dịch vụ công nghệ thông tin và quản lý nguồn nhân lực. Ngoài ra, back office BPO còn cung cấp những dịch vụ như nghiên cứu giải pháp công nghệ, viết nội dung sáng tạo, và hỗ trợ thương mại điện tử. Sự linh hoạt của back office BPO giúp doanh nghiệp tập trung vào nhân tố chiến lược mà không loay hoay với những chi tiết vụn vặt.
Loại hình BPO front office: Chú trọng đến sự tương tác với khách hàng. Loại dịch vụ này bao gồm hỗ trợ khách hàng, trợ giúp tại bàn, hỗ trợ kỹ thuật và bán hàng. Front office BPO không ngừng mở rộng phạm vi của mình. Bao gồm cả nhiều dịch vụ hấp dẫn như nghiên cứu thị trường, quản lý truyền thông xã hội. Hay hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì sự kết nối với khách hàng.
Dịch vụ nhập liệu BPO: Một phần quan trọng trong danh mục dịch vụ BPO là nhập liệu. Dịch vụ này mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhập liệu BPO giúp lưu trữ thông tin quan trọng vào hệ thống CRM một cách có tổ chức. Thay vì lạm dụng tài liệu giấy, việc nhập liệu BPO giúp tối ưu hóa quy trình. Đảm bảo sự toàn vẹn của dữ liệu.
Rủi ro khi sử dụng BPO
Rủi ro của BPO là gì? Việc tham gia vào Business Process Outsourcing (BPO) còn tiềm ẩn một số rủi ro sau:
Mỗi lần tạo kết nối công nghệ giữa tổ chức tuyển dụng và nhà cung cấp BPO cũng đồng nghĩa với việc mở ra một cửa xâm nhập tiềm tàng cho các tác nhân xấu. Dữ liệu bảo mật, được chia sẻ và quản lý trong quá trình hợp tác có thể dễ dàng trở thành mục tiêu của những người không tốt.
Ngoài ra, sự phức tạp của việc tuân thủ quy định cũng là một thách thức không nhỏ. Các tổ chức phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp BPO tuân thủ đúng các luật lệ và quy tắc của doanh nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cao về việc quản lý và giám sát.
Một vấn đề tiềm ẩn khác có thể là chi phí không lường trước hoặc cao hơn dự kiến. Đôi khi, các tổ chức có thể đánh giá thấp mức công việc cần thực hiện. Dẫn đến việc chi phí thực tế vượt xa dự định ban đầu.
Sự phụ thuộc quá mức vào nhà cung cấp bên ngoài cũng là một nguy cơ tiềm ẩn. Tổ chức phải đảm bảo rằng họ có khả năng quản lý và kiểm soát mối quan hệ với BPO. Để đảm bảo mục tiêu kinh doanh được thực hiện với chi phí và chất lượng đã thỏa thuận.
Một rủi ro quan trọng khác đến từ khả năng bị gián đoạn. Khi các yếu tố rủi ro như tài chính, chính trị, thiên tai xảy ra với BPO, tổ chức phải có khả năng thích nghi và đưa ra các chiến lược để đối phó.
Lợi ích của BPO là gì?
Hãy cùng khám phá những lợi ích cụ thể mà BPO mang lại.
Lợi ích về tài chính
Khía cạnh tài chính đứng đầu trong danh sách lợi ích. Những nhà cung cấp BPO thường có khả năng thực hiện các quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn so với việc tự thực hiện. Không chỉ vậy, họ còn có khả năng tiết kiệm tiền qua việc áp dụng các biện pháp hợp lệ liên quan đến thuế.
Dự án được triển khai linh hoạt
Vai trò của BPO là gì? Khả năng linh hoạt là điểm đáng chú ý tiếp theo. Hợp đồng BPO mang tới khả năng tùy chỉnh và sửa đổi các cách thức thực hiện quy trình kinh doanh thuê ngoài. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh chóng hơn trước những thay đổi nội tại và yếu tố động lực từ thị trường.
Hiệu quả và chất lượng
Với hiệu suất và chất lượng cao, BPO định hình một tiêu chuẩn mới cho mọi quy trình. Những nhà cung cấp BPO thực hiện nhiệm vụ với độ chính xác và tốc độ vượt trội. Đây là do quy trình kinh doanh chính của họ. Điều này giúp họ mang đến sự hiệu quả một cách toàn diện.
Tăng lợi thế cạnh tranh
Một lợi ích quan trọng khác là tạo lợi thế cạnh tranh. Khi tập trung vào việc hợp nhất các nguồn lực vào những hoạt động mấu chốt, tổ chức có thể tạo ra sự phân biệt rõ ràng trên thị trường cạnh tranh.
Mở rộng phạm vi kinh doanh
Mở rộng phạm vi kinh doanh cũng là một lợi ích không thể bỏ qua. Các tổ chức cần khả năng hoạt động tổng đài cuộc gọi suốt 24/7. Có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu này bằng cách ký hợp đồng với một công ty BPO hoạt động liên tục và có mặt tại nhiều địa điểm khác nhau.
BPO đã thay đổi cách mà doanh nghiệp quản lý và triển khai các quy trình kinh doanh. Với sự linh hoạt, tiết kiệm, và khả năng tập trung vào chiến lược. BPO đã và đang góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công của các doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Chúng tôi đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung ứng lao động luôn giúp các bạn đọc khai thác nhiều thông tin hữu ích liên quan đến thị trường lao động và các phương pháp giúp việc kinh doanh của doanh nghiệp phát triển. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm thông tin mới nhất nhé!
Hotline
Zalo
Facebook