“Đơn giản” “nhàm chán” “ít áp lực” là thuật ngữ gắn liền với công việc hành chính đối với nhiều người. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn khác. Công việc của nhân viên hành chính không hề tẻ nhạt như nhiều người lầm tưởng mà ngược lại, họ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng bộ phận Hành chính nhân sự (HCNS) là mắt xích không thể thiếu, giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả của các hoạt động hàng ngày. Vậy công việc hành chính là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bản mô tả công việc hành chính dưới đây.
Mục lục cho bài viết
- 1 Công việc hành chính là gì?
- 2 Khác biệt giữa nhân viên hành chính với nhân sự
- 3 Vai trò của công việc hành chính là gì?
- 4 Mô tả công việc hành chính là làm gì?
- 5 Các vị trí trong bộ phận hành chính
- 6 Yêu cầu kỹ năng đối với công việc hành chính là gì?
- 7 Thách thức trong công việc hành chính
- 8 Mức thu nhập của nghề hành chính
- 9 Cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực hành chính
- 10 Kết luận
Công việc hành chính là gì?
Công việc hành chính là các nhiệm vụ liên quan đến việc quản lý, tổ chức và điều phối các hoạt động thường nhật của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Người làm hành chính chịu trách nhiệm xử lý các công việc văn phòng, hồ sơ, tài liệu, và đôi khi đảm nhận vai trò điều phối các bộ phận khác để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Cụ thể hơn, công việc hành chính bao gồm quản lý giấy tờ, hồ sơ nhân sự, lên lịch họp, sắp xếp các cuộc họp, quản lý thư từ, và các nhiệm vụ hành chính khác. Họ cũng có thể phải xử lý công việc kế toán cơ bản, chuẩn bị báo cáo và duy trì hệ thống tài liệu của doanh nghiệp.
Khác biệt giữa nhân viên hành chính với nhân sự
Về chức năng, nhân viên nhân sự tập trung vào việc lắng nghe và đồng hành cùng nhân viên, quản lý các quy trình tuyển dụng, đào tạo, và đề xuất khen thưởng. Họ là người đảm bảo kết nối giữa doanh nghiệp và người lao động. Đồng thời duy trì kỷ luật khi có vi phạm.
Ngược lại, nhân viên hành chính đóng vai trò là “hậu phương”, chịu trách nhiệm về các công việc tổ chức, hậu cần, mua sắm, và thanh toán các chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp. Họ cũng đảm bảo các sự kiện, hoạt động giải trí cho nhân viên được sắp xếp ổn thỏa.
Tóm lại, mặc dù cùng hoạt động trong lĩnh vực hỗ trợ nhân sự, nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự có chức năng hoàn toàn khác biệt. Trong khi nhân sự đóng vai trò cầu nối giữa người lao động và công ty, hành chính lại hỗ trợ những yếu tố cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc hằng ngày của nhân viên.
Vai trò của công việc hành chính là gì?
Trong một doanh nghiệp, bộ phận hành chính ngoài quản lý văn bản và giấy tờ họ còn là cầu nối giữa các phòng ban. Họ giữ vai trò quản lý dòng chảy thông tin và phối hợp công việc giữa các bộ phận.
Nếu thiếu đi công việc hành chính, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc vận hành hằng ngày. Những vấn đề như hồ sơ không được lưu trữ đúng cách, các cuộc họp không được lên lịch hợp lý, hoặc các thông tin quan trọng không được chuyển giao kịp thời đều có thể làm chậm tiến trình hoạt động và ảnh hưởng đến năng suất chung của doanh nghiệp.
Ngoài ra, bộ phận hành chính còn có vai trò hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý chiến lược và điều hành doanh nghiệp. Họ giúp chuẩn bị các tài liệu quan trọng cho các cuộc họp cấp cao. Theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra theo kế hoạch.
Mô tả công việc hành chính là làm gì?
Công việc của nhân viên hành chính bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng và linh hoạt. Góp phần duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Dưới đây là các loại công việc hành chính văn phòng:
Quản lý hồ sơ và tài liệu
- Chuyển phát và nhận các tài liệu quan trọng giữa công ty và khách hàng hoặc đối tác.
- Lưu trữ và sắp xếp các tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp.
- Thực hiện in ấn và soạn thảo các tài liệu cần thiết cho các phòng ban.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc đánh giá và lựa chọn hồ sơ ứng viên.
Lễ tân và tiếp đón
- Đại diện công ty tiếp nhận các cuộc gọi và xử lý giao dịch với khách hàng.
- Chào đón khách hàng, đối tác đến làm việc với công ty.
- Chuẩn bị tài liệu, thức uống, và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hay sự kiện nội bộ.
Quản lý tài sản và thiết bị
Cụ thể công việc hành chính là làm gì?
- Theo dõi, quản lý tài sản, thiết bị của tổ chức. Lên kế hoạch bảo trì định kỳ cho các máy móc và trang thiết bị.
- Liệt kê và quản lý văn phòng phẩm. Đồng thời phụ trách các công việc thanh toán chi phí cố định liên quan đến cơ sở vật chất.
Lập bảng lương và thưởng hàng tháng
- Lập bảng chấm công cho toàn bộ nhân viên theo định kỳ hàng tháng.
- Tính toán mức lương và thưởng dựa trên các số liệu và đệ trình lên cấp trên để phê duyệt.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong quá trình chi trả lương cho các nhân viên.
Quản lý chấm công
- Thông báo đến nhân viên về những thay đổi trong quy định của công ty.
- Quản lý lịch làm việc của toàn bộ nhân sự. Bao gồm thực hiện chính sách chấm công và theo dõi các trường hợp nghỉ phép, ốm đau, hiếu hỉ. Hoặc các chế độ nghỉ khác như thai sản.
Hỗ trợ các vấn đề pháp lý
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ pháp lý của công ty. Hỗ trợ lãnh đạo quản lý và thực hiện các chương trình công tác.
- Đảm bảo giấy tờ của nhân sự được cập nhật đầy đủ và đúng theo quy định pháp luật.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các chuyến công tác của nhân viên. Như phương tiện di chuyển, ăn uống và chỗ ở.
Các vị trí trong bộ phận hành chính
Công việc hành chính không chỉ giới hạn ở một vị trí cụ thể. Trong thực tế, bộ phận hành chính bao gồm nhiều vị trí khác nhau. Dưới đây là một số vị trí phổ biến trong bộ phận hành chính:
- Nhân viên hành chính văn phòng: Đây là vị trí cơ bản nhất trong bộ phận hành chính. Họ chịu trách nhiệm về các công việc hằng ngày như quản lý giấy tờ, trả lời điện thoại, xử lý thư từ và hỗ trợ các phòng ban khác khi cần.
- Nhân viên hành chính nhân sự: Vai trò này tập trung vào việc quản lý hồ sơ nhân sự. Bao gồm việc tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ nhân viên, và quản lý các vấn đề liên quan đến chế độ phúc lợi.
- Trợ lý hành chính: Hỗ trợ cho các lãnh đạo cấp cao trong việc quản lý thời gian, lên lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp và các nhiệm vụ khác liên quan đến điều hành doanh nghiệp.
- Quản lý hành chính: Giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận hành chính. Đảm bảo rằng mọi công việc hành chính được thực hiện đúng tiến độ và tiêu chuẩn. Họ cũng có trách nhiệm lên kế hoạch và triển khai các chính sách về đến quản lý văn phòng.
Yêu cầu kỹ năng đối với công việc hành chính là gì?
Để thành công trong lĩnh vực hành chính, người lao động cần phải trang bị cho mình một loạt các kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng nhất:
- Kỹ năng giao tiếp: Người làm hành chính cần có khả năng giao tiếp tốt. Để xử lý công việc hàng ngày và tương tác với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp không chỉ gói gọn trong việc truyền đạt thông tin. Họ còn phải có khả năng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của người khác.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Công việc hành chính thường bao gồm nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Vì vậy, khả năng quản lý thời gian và công việc là vô cùng quan trọng.
- Kỹ năng tổ chức: Tổ chức và lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một phần của công việc hành chính. Người lao động cần phải có khả năng tổ chức và duy trì hệ thống tài liệu khoa học.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Trong thời đại kỹ thuật số, người làm hành chính cần phải thông thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Google Workspace, và các công cụ quản lý dự án để có thể thực hiện công việc suôn sẻ.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp phải những tình huống khẩn cấp. Công việc hành chính cũng không ngoại lệ. Do đó, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả là một kỹ năng quan trọng.
Thách thức trong công việc hành chính
Một trong những thách thức lớn nhất đối với nhân viên hành chính là phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.
Ngoài ra, do đặc thù của công việc, nhân viên hành chính thường phải đối mặt với những công việc lặp đi lặp lại. Điều này có thể dẫn đến sự nhàm chán và thiếu động lực nếu không có sự quản lý tốt về mặt thời gian và tâm lý.
Bên cạnh đó, trong một số doanh nghiệp, vai trò của bộ phận hành chính có thể không được đánh giá cao. Khiến họ không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ phía quản lý hoặc các bộ phận khác. Điều này có thể tạo ra áp lực và làm giảm hiệu suất công việc.
Mức thu nhập của nghề hành chính
Công việc hành chính là gì? Lương nghề hành chính có cao không? Công việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự được đánh giá là ổn định và mang lại mức thu nhập hấp dẫn mà nhiều người mơ ước. Mức lương sẽ thay đổi tùy theo thời gian làm việc và kinh nghiệm tích lũy của mỗi cá nhân.
Đối với nhân viên hành chính nhân sự làm việc toàn thời gian, mức lương thường dao động từ 7-10 triệu đồng mỗi tháng. Còn với vị trí trưởng phòng hành chính có thể nhận mức lương cơ bản từ 15-20 triệu đồng. Và có thể cao hơn nữa tùy thuộc vào quy mô và điều kiện của doanh nghiệp.
Cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực hành chính
Mặc dù công việc hành chính có thể không mang lại mức lương cao ngay từ đầu. Nhưng nó lại tạo ra nhiều cơ hội để phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp. Với kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, nhân viên hành chính có thể tiến lên các vị trí cao hơn. Như quản lý hành chính, giám đốc nhân sự, hoặc thậm chí là giám đốc điều hành.
Bên cạnh đó, công việc hành chính là một trong những công việc có nhu cầu cao tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam. Với sự phát triển của nền kinh tế và số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng. Nhu cầu về nhân sự hành chính sẽ không ngừng gia tăng.
Kết luận
Công việc hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kỹ năng tổ chức và khả năng quản lý công việc một cách hiệu quả. Mặc dù có những khó khăn nhất định, nhưng với sự phát triển của nền kinh tế, cơ hội trong lĩnh vực này ngày càng rộng mở. Để thành công trong lĩnh vực hành chính, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết. Luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong quản lý và công nghệ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một con đường sự nghiệp ổn định và nhiều cơ hội phát triển, công việc hành chính có thể là lựa chọn lý tưởng cho bạn. Bất kể bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm trong ngành, công việc hành chính sẽ mang đến cho bạn nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp của mình.