Định biên nhân sự là gì? Cách thức định biên nhân sự trong doanh nghiệp 

Định biên nhân sự là một khía cạnh chủ chốt trong quản lý nguồn nhân lực của một doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và sự biến đổi nhanh chóng của thị trường, việc định biên nhân sự giúp đảm bảo sự hiệu quả vận hành trong doanh nghiệp đồng thời tối ưu hóa tài nguyên và cơ hội phát triển. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá chi tiết hơn về khái niệm “định biên nhân sự là gì” và cách áp dụng nó trong môi trường doanh nghiệp. Sao cho có thể tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời đáp ứng mục tiêu phát triển và nhu cầu thị trường ngày càng đa dạng và biến đổi.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự ngoài việc xác định số lượng nhân viên cần thiết trong một tổ chức thì đây còn là quá trình tinh chỉnh đội ngũ nhân sự theo các tiêu chí chất lượng và kiến thức phù hợp. Nhằm đáp ứng hiệu quả yêu cầu công việc tại từng vị trí cụ thể. Qua việc tối ưu hóa sự phù hợp giữa nguồn nhân lực và nhu cầu công việc, tổ chức có thể giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quản lý nhân sự.

Vai trò của quá trình định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự góp phần quyết định sự thành bại của tổ chức. Hiệu quả trong việc quản lý nguồn nhân lực hoàn toàn phụ thuộc vào việc tổ chức có thể thực hiện định biên nhân sự một cách chính xác và thông minh. Với những lợi ích rõ ràng, định biên nhân sự mang lại nhiều giá trị cho cả tổ chức và người lao động:

Đối với doanh nghiệp, tổ chức

Quản lý định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc có tổ chức hơn. Giúp giải quyết các vấn đề nhân sự một cách linh hoạt. Việc sắp xếp nhân sự một cách hiệu quả giúp tối ưu hóa tài nguyên. Tăng cường hiệu suất công việc của các đối tượng nhân viên. Đồng thời, nó tạo cơ hội cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. Nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai của doanh nghiệp. Định biên nhân sự cũng tạo điều kiện cho tổ chức luôn sẵn sàng với đội ngũ nhân sự chất lượng. Sẵn lòng đương đầu với mọi thay đổi và tối ưu hóa giải pháp để vượt qua những thách thức.

Vai trò của định biên nhân sự đối với người lao động là gì?

Việc định biên nhân sự giúp người lao động nhận biết rõ về năng lực của mình. Hỗ trợ họ trong việc định hướng và phát triển những khả năng tiềm ẩn của bản thân. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và công việc được giao. Từ đó thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Định biên nhân sự cần phải có điều kiện là gì?

Đối với doanh nghiệp

• Định hình chiến lược phát triển rõ ràng và cụ thể.
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết, bao gồm ngân sách và lịch trình thay đổi.

Đối với các phòng ban và từng bộ phận

• Xác định rõ vị trí, nhiệm vụ và phạm vi quyền hạn của công ty.
• Hiểu rõ tần suất và quy trình thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Đặt ra mục tiêu về mức độ kỹ năng cần thiết và ước lượng kết quả đầu ra cho từng vị trí.
• Kỹ luật rõ ràng về việc áp dụng tự động hóa trong thực hiện công việc và quản lý dữ liệu.

Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự phải tuân theo nguyên tắc nào? Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng những nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Đầu tiên, quan tâm đến tỷ lệ tăng/giảm nhân sự qua các năm. Phụ thuộc vào sự biến động về doanh thu năm trước của doanh nghiệp.

Tiếp theo, cân nhắc tỷ lệ giữa vị trí trực tiếp (sản xuất & kinh doanh) và nhóm nhân viên gián tiếp.

Cuối cùng, xem xét tương quan giữa chi phí cho nhóm quản lý và nhân viên, cũng như giữa nhóm trực tiếp và gián tiếp.

Nguyên tắc định mức lao động

Nguyên tắc này căn cứ vào khối lượng công việc, hệ suất làm việc, tần suất công việc và đối tượng phục vụ. Chi tiết như sau:

• Định mức dựa trên khối lượng công việc: Áp dụng cho lĩnh vực sản xuất và kinh doanh.
• Định mức theo hệ suất làm việc: Thích hợp cho hoạt động kinh doanh.
• Định mức theo đối tượng phục vụ: Có thể áp dụng cho công việc gián tiếp.
• Định mức theo tần suất công việc.

Nguyên tắc về thời lượng cũng như tần suất.

Được xác định theo tần suất và lượng thời gian cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng đối với công việc gián tiếp. Và có thể tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp.

Quy trình định biên nhân sự trong doanh nghiệp

Quy trình định biên nhân sự là gì? Gồm những bước nào? Quá trình xây dựng định biên nhân sự đầy đủ thường bao gồm 5 bước cơ bản như sau:

Xác định nhu cầu nhân lực

Đầu tiên, việc xác định nhu cầu nhân lực tập trung vào mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Điều này bao gồm:

• Xác định thời điểm cần nhân sự có chuyên môn cao.
• Số lượng nhân sự chính xác cần cho mỗi vị trí cụ thể.
• Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn cần thiết cho từng vị trí.

Phân tích thực trạng nhân lực

Phân tích thực trạng nhân lực trong quy đình định biên nhân sự là gì? Quá trình phân tích nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp đánh giá rõ ưu điểm và nhược điểm của đội ngũ nhân sự hiện tại. Kết quả từ phân tích này sẽ hỗ trợ trong việc lập chiến lược quản lý nhân sự phù hợp.

Đưa ra quyết định cắt giảm hay tăng nhân sự

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định về việc tăng hoặc giảm lượng nhân sự. Đây là giai đoạn lựa chọn nhân sự, có sự tham gia của bộ phận lãnh đạo. Do đó, việc thực hiện cần sự cẩn trọng. Tránh những quyết định không chính xác và để bỏ qua những ứng viên tiềm năng.

Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành các bước trước, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự một cách hợp lý. Thực hiện một kế hoạch chính xác sẽ tiết kiệm thời gian và kinh phí. Đồng thời tối ưu hóa nguồn nhân lực. Các thông tin cần có trong kế hoạch bao gồm:

• Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự.
• Kế hoạch thăng chuyển nội bộ và điều động nhân sự.
• Kế hoạch điều chỉnh cấu trúc tổ chức và phân bổ nhân sự theo từng phòng ban.
• Chiến lược cắt giảm nhân sự không hiệu quả, không có năng lực và không đóng góp giá trị cho công ty.

>>>>Có thể bạn đang quan tâm: Dịch vụ cung ứng lao động

Đánh giá thực hiện kế hoạch

Bước cuối cùng là đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch để xác định các thiếu sót và nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch (nếu có). Từ đó, rút ra bài học và đề xuất các giải pháp điều chỉnh hợp lý cho các đợt định biên nhân sự sau này

Qua việc tìm hiểu về khái niệm và cách thức định biên nhân sự trong doanh nghiệp, chúng ta nhận thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa nguồn lực nhân sự đối với sự phát triển bền vững của một tổ chức. Kỹ năng định biên nhân sự đòi hỏi sự linh hoạt, đánh giá chính xác nhu cầu và khả năng của công ty cùng với việc thích ứng nhanh chóng với sự biến đổi của môi trường kinh doanh. Việc hiểu và thực hiện định biên nhân sự một cách khoa học và linh hoạt là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển mạnh mẽ trong thị trường cạnh tranh hiện nay.