Excel là một công cụ mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết các mẹo và thủ thuật để tối ưu hóa hiệu suất làm việc với phần mềm này. Dưới đây là những bí quyết ít người biết, giúp bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn.
Mục lục cho bài viết
- 1 Cách 1: Sự kết hợp tiết kiệm thời gian
- 1.1 Sử dụng phím tắt để tiết kiệm thời gian
- 1.2 Tạo danh sách kéo với Data Validation
- 1.3 Sử dụng Conditional Formatting để nổi bật dữ liệu quan trọng
- 1.4 Tìm kiếm nhanh với ô tìm kiếm
- 1.5 Sử dụng hàm IF kết hợp để phân tích dữ liệu
- 1.6 Sắp xếp và lọc dữ liệu một cách nhanh chóng
- 1.7 Sử dụng Power Query để xử lý dữ liệu lớn
- 1.8 Tạo biểu đồ động với PivotTables
- 1.9 Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu
- 1.10 Bảo vệ dữ liệu bằn cách khóa ô
- 2 Cách 2: Top công thức Excel ít người biết
- 3 Tổng kết
Cách 1: Sự kết hợp tiết kiệm thời gian
> Xem thêm:
Tips đọc từ khóa trong JD để “phù hợp” với yêu cầu doanh nghiệp (jobs365.vn)
Những điều cần chú ý khi viết Mail cho nhà tuyển dụng (jobs365.vn)
Sử dụng phím tắt để tiết kiệm thời gian
Việc sử dụng phím tắt là cách nhanh nhất để cải thiện tốc độ làm việc. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích:
- Ctrl + C: Sao chép
- Ctrl + V: Dán
- Ctrl + Z: Hoàn tác
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính
- Ctrl + Shift + L: Bật/tắt bộ lọc
Tạo danh sách kéo với Data Validation
Để tạo danh sách kéo thả cho các ô, bạn có thể sử dụng tính năng Data Validation. Điều này giúp người dùng chỉ có thể chọn từ một danh sách nhất định, giảm thiểu lỗi nhập liệu.
- Vào Data > Data Validation > Chọn List và nhập các giá trị cần thiết.
Sử dụng Conditional Formatting để nổi bật dữ liệu quan trọng
Conditional Formatting cho phép bạn làm nổi bật các ô dựa trên điều kiện nhất định. Bạn có thể dễ dàng nhận diện dữ liệu quan trọng, ví dụ:
- Vào Home > Conditional Formatting > Chọn loại định dạng phù hợp (như màu nền, font chữ).
Tìm kiếm nhanh với ô tìm kiếm
Nếu bạn muốn tìm kiếm một giá trị cụ thể trong bảng tính, hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F. Bạn có thể tìm kiếm với nhiều tùy chọn như tìm kiếm trong toàn bộ bảng tính hoặc chỉ trong vùng đã chọn.
Sử dụng hàm IF kết hợp để phân tích dữ liệu
Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel. Bạn có thể sử dụng kết hợp nhiều hàm IF để phân tích dữ liệu phức tạp hơn:

Hàm này sẽ kiểm tra giá trị ô A1 và trả về “Lớn” nếu nó lớn hơn 100, ngược lại trả về “Nhỏ”.
Sắp xếp và lọc dữ liệu một cách nhanh chóng
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp và lọc dữ liệu bằng cách chọn bất kỳ ô nào trong bảng và sử dụng tính năng sắp xếp tại tab Data. Điều này giúp bạn nhanh chóng tìm ra thông tin quan trọng mà không cần phải cuộn qua từng ô.
Sử dụng Power Query để xử lý dữ liệu lớn
Power Query là công cụ mạnh mẽ cho phép bạn nhập, chuyển đổi và kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn có thể:
- Kết nối với cơ sở dữ liệu, tệp CSV hoặc web.
- Chuyển đổi dữ liệu mà không làm thay đổi dữ liệu gốc.
Tạo biểu đồ động với PivotTables
PivotTables là cách tuyệt vời để tóm tắt và phân tích dữ liệu. Bạn có thể tạo biểu đồ động từ PivotTables bằng cách vào Insert > Pivot Chart. Điều này giúp bạn dễ dàng trực quan hóa dữ liệu mà không cần phải làm việc với nhiều bảng biểu.
Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu
Hàm VLOOKUP giúp bạn tìm kiếm dữ liệu trong một bảng theo hàng. Ví dụ:
Hàm này sẽ tìm kiếm giá trị trong ô A1 trong vùng B1
và trả về giá trị tương ứng ở cột thứ hai.
Bảo vệ dữ liệu bằn cách khóa ô
Nếu bạn muốn ngăn người khác chỉnh sửa một số ô nhất định trong bảng tính, hãy khóa ô đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Chọn ô cần khóa > Nhấp chuột phải > Format Cells > Protection > Chọn Locked > Sau đó bảo vệ bảng tính qua Review > Protect Sheet.
Cách 2: Top công thức Excel ít người biết
SUMIFS: Phép cộng có điều kiện đa tiêu chí
Công thức SUMIFS cho phép bạn tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện. Ví dụ, nếu bạn cần tính tổng doanh số của sản phẩm A trong quý 2 tại khu vực miền Bắc, chỉ cần sử dụng công thức sau:
Với công thức này, bạn sẽ dễ dàng có được tổng doanh thu mà không cần phải lọc nhiều lần.
INDEX-MATCH: Cặp đôi hoàn hảo thay thế VLOOKUP
Nếu bạn muốn tìm giá trị từ một bảng dữ liệu lớn dựa trên nhiều tiêu chí, cặp công thức INDEX và MATCH sẽ là lựa chọn tuyệt vời:
Công thức này giúp bạn tìm kiếm linh hoạt hơn so với VLOOKUP, đặc biệt khi cần tìm kiếm theo nhiều điều kiện khác nhau.
TEXTJOIN: Ghép chuỗi thông minh
Khi bạn cần ghép tên nhân viên trong một nhóm, bỏ qua các ô trống và thêm dấu phẩy giữa các tên, TEXTJOIN là lựa chọn hoàn hảo:
Công thức này giúp bạn tạo ra một danh sách tên gọn gàng mà không cần phải lo lắng về các ô trống.
Tổng kết
Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích và việc nắm vững những bí quyết này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy thử áp dụng những mẹo này vào công việc hàng ngày của bạn và bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt. Chúc bạn thành công!
Hashtag: #CungỨngNhânLực #TinCậy #PhátTriểnDoanhNghiệp #ĐốiTácChuyênNghiệp #ViecLamHapDan #ViecLamChoNguoiLaoDong#ViecLamThoiVu #ViecLamChinhThuc #365SHR