Những điều cần chú ý khi viết Mail cho nhà tuyển dụng

Khi bạn gửi email cho nhà tuyển dụng (NTD), việc tạo ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng. Một email được viết cẩn thận và chuyên nghiệp có thể giúp bạn nổi bật trong số hàng trăm ứng viên khác. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi gửi email cho NTD, cùng với các mẹo giúp bạn viết email hiệu quả.

> Xem thêm:

Cách viết CV chuẩn chỉnh nhất thu hút nhà tuyển dụng (jobs365.vn)

PNL là gì? Cách tạo báo cáo PNL phổ biến nhất (jobs365.vn)

Chọn địa chỉ Email chuyên nghiệp

Địa chỉ email của bạn nên có dạng tên của bạn hoặc tên và họ. Tránh sử dụng những địa chỉ email hài hước hoặc không chuyên nghiệp như “coolguy123@gmail.com“. Một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ giúp tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu.

Sử dụng tiêu đề Email rõ ràng và cụ thể

Tiêu đề email cần phải ngắn gọn, cụ thể và liên quan đến nội dung của email. Ví dụ: “Ứng Tuyển Vị Trí Nhân Viên Kinh Doanh – [Tên Bạn]”. Tránh sử dụng các tiêu đề mơ hồ như “Thông Tin” hoặc “Câu Hỏi”.

Việc đầu tư thời gian để tạo một tiêu đề email nổi bật là vô cùng quan trọng. Một tiêu đề ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề sẽ thu hút sự chú ý của NTD và khuyến khích họ mở email ngay lập tức.

Gửi Email đúng địa chỉ và đúng thời gian

Đảm bảo rằng bạn gửi email đến đúng địa chỉ liên hệ được cung cấp trong thông tin tuyển dụng. Đồng thời, tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngày lễ, tốt nhất là vào giờ hành chính trong tuần.

Những ngày lý tưởng trong tuần để gửi email CV là từ thứ Ba đến thứ Năm. Bởi vì vào thời điểm này, các NTD đã hoàn tất việc xử lý các email dồn từ cuối tuần và chưa bắt đầu tập trung vào việc chuẩn bị báo cáo cho cuối tuần tới.

Các ngày khác có những điểm cần lưu ý như sau:

• Thứ Hai. Vào đầu tuần, NTD thường phải xử lý một lượng lớn email từ cuối tuần trước. Họ có thể bị quá tải và có nguy cơ xóa nhầm email, khiến CV của bạn dễ bị bỏ qua. Hơn nữa, một số NTD có thể cảm thấy “hội chứng ngày thứ Hai” và không sẵn sàng tiếp nhận công việc mới ngay lập tức.
• Thứ Sáu hoặc Cuối Tuần. Vào thứ Sáu, NTD thường bận rộn với việc hoàn thành báo cáo và chuẩn bị cho ngày nghỉ cuối tuần. Nếu họ kiểm tra email qua điện thoại di động, hồ sơ của bạn có thể trở thành sự phiền toái không mong muốn.

Ngược lại, việc gửi email CV từ thứ Ba đến thứ Năm mang lại nhiều lợi thế:

• Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm. Vào giữa tuần, NTD có thời gian để xem xét và phản hồi email một cách kịp thời. Theo nghiên cứu từ một chuyên trang tuyển dụng cho thấy trong thời gian này tỉ lệ phản hồi email tương đối cao.

Sử dụng định dạng Email chuyên nghiệp

Email nên được định dạng sạch sẽ, dễ đọc và không có lỗi chính tả. Sử dụng các đoạn văn ngắn và phân chia rõ ràng giữa các phần của email. Đừng quên sử dụng lề và khoảng cách phù hợp để làm cho email trông gọn gàng.

Mở đầu Email một cách lịch sự

Bắt đầu email với một lời chào lịch sự, chẳng hạn như “Kính gửi [Tên Người Nhận]” hoặc “Thưa [Tên Người Nhận]”. Nếu bạn không biết tên người nhận, có thể sử dụng “Kính gửi Nhà Tuyển Dụng” hoặc “Thưa Bộ Phận Tuyển Dụng”.

Trình bày nội dung rõ ràng và mạch lạc

Trình bày nội dung email một cách rõ ràng và mạch lạc. Nêu rõ lý do bạn gửi email, chẳng hạn như ứng tuyển vào một vị trí cụ thể, và đính kèm các tài liệu cần thiết như CV và thư xin việc. Đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung email. Nhằm để tránh lỗi ngữ pháp và chính tả.

Tóm tắt kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng

Trong phần nội dung chính của email, hãy tóm tắt các kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng liên quan đến vị trí ứng tuyển. Cung cấp một cái nhìn tổng quan về lý do tại sao bạn là ứng viên phù hợp cho công việc, nhưng tránh viết một bài luận dài.

Kết thúc Email một cách lịch sự

Kết thúc email bằng một câu cảm ơn và một lời chúc tốt đẹp. Ví dụ: “Cảm ơn quý công ty đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong được trao đổi thêm về cơ hội này.” Sau đó, sử dụng phần ký tên chuyên nghiệp với tên đầy đủ của bạn và thông tin liên lạc.

Kiểm tra trước khi gửi

Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, và rằng tất cả các tài liệu đính kèm đã được kèm theo. Đọc lại email một lần nữa để chắc chắn rằng nội dung rõ ràng và đúng ý.

Tổng kết

Gửi email cho NTD đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và tính chuyên nghiệp. Bằng cách tuân theo những lưu ý trên, bạn có thể tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Hãy nhớ rằng mỗi email bạn gửi là một cơ hội để chứng minh sự nghiêm túc và khả năng của bạn trong việc giao tiếp hiệu quả.

Hashtag: #CungỨngNhânLực #TinCậy #PhátTriểnDoanhNghiệp #ĐốiTácChuyênNghiệp #ViecLamHapDan #ViecLamChoNguoiLaoDong #ViecLamThoiVu #ViecLamChinhThuc #365SHR