Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử và chữ ký số từ 2025

Cập nhật quy định mới về hợp đồng lao động điện tử và chữ ký số: Điều kiện, giá trị pháp lý và lưu ý cho doanh nghiệp, người lao động.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

• Là hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

• Sử dụng chữ ký số hoặc phương thức xác thực điện tử được pháp luật công nhận.

• Lưu trữ, truyền tải và tra cứu qua hệ thống mạng, giúp giảm chi phí và thời gian cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Xem thêm:

Chấm dứt hợp đồng trái luật: Người lao động được bồi thường thế nào?

Bối cảnh áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Trong kỷ nguyên số, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử (e-contract) và chữ ký số ngày càng phổ biến. Đặc biệt, từ 1/7/2025, theo Luật Lao động và Luật Giao dịch điện tử (sửa đổi), hình thức hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy.

Mục tiêu:

• Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động.

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ.

• Đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa, ký kết xuyên biên giới.

Quy định pháp luật mới từ 2025

Theo quy định cập nhật:

• Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng bằng văn bản giấy.

• Chữ ký số thay thế chữ ký tay của người lao động và người sử dụng lao động.

• Doanh nghiệp có trách nhiệm:

  • Lưu trữ hợp đồng trong hệ thống an toàn, bảo mật.

  • Cung cấp bản sao hợp đồng điện tử cho người lao động khi có yêu cầu.

  • Đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn dữ liệu cá nhân.

Điều kiện để hợp đồng điện tử và chữ ký số có hiệu lực

• Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam.

• Nội dung hợp đồng tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn.

• Cả hai bên (người lao động và doanh nghiệp) đồng ý ký kết bằng hình thức điện tử.

• Dữ liệu điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và có thể truy cập khi cần.

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

• Có hiệu lực pháp luật như hợp đồng bằng văn bản truyền thống.

• Là căn cứ giải quyết tranh chấp lao động, BHXH, hoặc khi có thanh tra.

• Được chấp nhận trong tố tụng nếu hợp đồng đáp ứng chuẩn dữ liệu điện tử và chữ ký số.

Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên

• Người lao động: Có quyền yêu cầu bản sao hợp đồng điện tử, được bảo vệ quyền lợi như hợp đồng giấy.

• Người sử dụng lao động: Phải cung cấp thông tin rõ ràng, đảm bảo không bị thay đổi dữ liệu, tránh gian lận.

• Cả hai bên: Có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng và bảo mật thông tin.

Lợi ích cho doanh nghiệp và HR

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hợp đồng.

• Tăng tốc quy trình ký kết với ứng viên, đặc biệt là nhân sự làm việc từ xa.

• Nâng cao tính minh bạch và dễ dàng tra cứu, kiểm tra khi có tranh chấp.

• Phù hợp với hội nhập quốc tế, khi nhiều doanh nghiệp đa quốc gia đã áp dụng e-contract.

Thách thức và lưu ý khi áp dụng

• Rủi ro bảo mật: Hệ thống lưu trữ hợp đồng phải được mã hóa và có cơ chế sao lưu.

• Chi phí triển khai ban đầu: Doanh nghiệp cần đầu tư hạ tầng chữ ký số và phần mềm HRM.

• Đào tạo nhân viên HR: Cần hiểu rõ quy định pháp lý và kỹ năng sử dụng hệ thống điện tử.

• Xử lý tranh chấp: Hợp đồng điện tử cần đảm bảo bằng chứng xác thực trước tòa.

Kết luận

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử và chữ ký số từ 2025 là bước tiến quan trọng trong quản trị nhân sự. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, chuẩn bị hạ tầng và đào tạo HR để triển khai hiệu quả, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.